Possono effettuare una Segnalazione Whistleblowing (solo con identità): i dipendenti, i lavoratori autonomi, i titolari di un rapporto di collaborazione, i volontari e i tirocinanti anche non retribuiti che svolgono la propria attività lavorativa presso FS Technology S.p.A.; i lavoratori o i collaboratori, che svolgono la propria attività lavorativa presso enti che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore di terzi; i liberi professionisti e i consulenti che prestano la propria attività presso FS Technology; gli azionisti e le persone di FS Technology con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza. Tali soggetti segnalano informazioni sulle violazioni di cui sono venuti a conoscenza nell'ambito del proprio contesto lavorativo.

Le Segnalazioni possono essere effettuate anche:

a)      quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;

b)     durante il periodo di prova;

c)      successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.

Se i suddetti soggetti effettuano una Segnalazione senza fornire la propria identità, la stessa sarà trattata come Segnalazione Ordinaria.

Possono, inoltre, effettuare una Segnalazione anche i clienti o gli utenti dei servizi di trasporto delle società del Gruppo FS limitatamente agli illeciti, irregolarità o comportamenti comunque contrari ai principi del Codice Etico di cui si abbia notizia. In tali casi la Segnalazione viene considerata Ordinaria.

Comportamenti, atti od omissioni che ledono l'interesse pubblico o l'integrità dell'ente privato e che consistono in:

a)      condotte illecite rilevanti ai sensi del decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231, violazioni del Modello 231 e delle procedure che ne costituiscono attuazione e/o della Policy Anti-Corruption e/o del Modello di Gestione Anti-Corruption e/o delle normative interne aziendali rilevanti per i due sistemi;

b)     illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;

c)      illeciti che rientrano nell'ambito di applicazione degli atti dell'Unione Europea e delle disposizioni nazionali che ne danno attuazione;

d)     atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell'Unione Europea;

e)      atti od omissioni riguardanti il mercato interno (a titolo esemplificativo: violazioni in materia di concorrenza e di aiuti di Stato);

f)        atti o comportamenti che vanificano l'oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell'Unione Europea;

g)      violazioni del Codice Etico del Gruppo FS.

Le Segnalazioni devono riguardare fatti che il Segnalante abbia fondato motivo di ritenere veritieri al momento della Segnalazione.

Le Segnalazioni devono essere effettuate tempestivamente rispetto alla conoscenza dei fatti in modo da renderne concretamente possibile la verifica.

FS Technology mette a disposizione i seguenti canali di trasmissione:

·       Piattaforma informatica: accessibile dal sito internet di FS Technology S.p.A. – www.fstechnology.it e dalla intranet aziendale. Tale canale è da considerarsi preferenziale in quanto maggiormente idoneo a garantire, con modalità informatiche, la riservatezza dell’identità del Segnalante e adeguate misure di sicurezza delle informazioni;

·       Posta ordinaria: all’indirizzo FSTechnology S.p.A., Segreteria Tecnica Comitato Etico c/o Internal Audit di FSTechnology S.p.A. - Piazza della Croce Rossa, 1 - 00161 Roma, ovvero FS Technology S.p.A., Segreteria Organismo di Vigilanza c/o Internal Audit di FSTechnology S.p.A. - Piazza della Croce Rossa, 1 - 00161 Roma

·       Linea telefonica con sistema automatico di risposta (Interactive Voice Response) accessibile al numero di telefono dedicato per FSTechnology SpA +39 0682950716;

·       Verbalmente: mediante dichiarazione rilasciata dal Segnalante in apposita audizione fissata entro un termine ragionevole, al Comitato Etico/all’Organismo di Vigilanza di FS Technology S.p.A., riportata a verbale e sottoscritta dal Segnalante.

Le segnalazioni possono permettere all’azienda di individuare per tempo e porre rimedio a fatti illeciti o irregolari che possono ledere l’interesse e l’integrità del Gruppo o di terzi.

Per perseguire le finalità di tutela contro le ritorsioni in attuazione di quanto previsto dal D.lgs. n. 24/2023 (Segnalazioni Whistleblowing) e dal Codice Etico (Segnalazioni Ordinarie) la Società, oltre a garantire la riservatezza dell'identità del Segnalante, vieta (e sanziona per quanto consentito dai propri poteri e facoltà) ogni forma diretta o indiretta di ritorsione, attuata tramite provvedimenti e comportamenti discriminatori o intimidatori adottati o minacciati nei confronti del Segnalante in conseguenza della Segnalazione, inclusi quelli in forma omissiva o tentata.

Per le Segnalazioni Whistleblowing FS Technology vieta altresì quelli rivolti a terzi connessi al Segnalante, quali parenti, colleghi, soggetti giuridici di cui i Segnalanti sono proprietari o per cui lavorano, che operano in un contesto lavorativo collegato al Gruppo FS.

Per assicurare che non siano poste in essere ritorsioni nei confronti del Segnalante anche a distanza di tempo dalla Segnalazione, per i dipendenti di FS Technology viene attivato un monitoraggio della situazione lavorativa del Segnalante per un periodo di due anni dalla data della Segnalazione. Il monitoraggio è svolto tramite personale appositamente incaricato della funzione Risorse Umane.

La Persona Coinvolta viene informata del contenuto della Segnalazione, valutatane la necessità adeguatamente motivata e tracciata, nei casi in cui venga disposta: i) la sua audizione; ii) un'attività che richieda la sua partecipazione o il suo contributo ad eccezione del riferimento all'identità del Segnalante, che non potrà in ogni caso essere resa nota alla Persona Coinvolta, fatti salvi i casi espressamente previsti dalla legge.

Quando la Persona Coinvolta è informata del contenuto della Segnalazione, la stessa è altresì informata dell'esito dell'istruttoria.

Possono essere inviate Segnalazioni anche in forma anonima. Tuttavia, FS Technology auspica che nelle Segnalazioni, per rendere più agevole la verifica dei fatti segnalati ed effettive le conseguenti misure, sia esplicitata l'identità del Segnalante, di cui è garantita la riservatezza nel rispetto della normativa vigente.

Se effettui una Segnalazione senza fornire la tua identità, la stessa sarà trattata come Segnalazione Ordinaria, anche nel caso in cui abbia ad oggetto violazioni rilevanti ai fini del D.lgs. n. 24/2023 (decreto Whistleblowing).

Il Comitato Etico e l'Organismo di Vigilanza si avvalgono della struttura Gestione Segnalazioni al fine di verificare il contenuto della Segnalazione e svolgere attività di accertamento dei fatti segnalati per accertarne la fondatezza e consentire l'adozione di misure atte a prevenire o sanzionare le irregolarità o gli illeciti individuati.

Le segnalazioni calunniose o diffamatorie sono vietate e sanzionate in via disciplinare e dalla legge.

I dati personali vengono trattati nel rispetto della normativa applicabile in materia.

Le informazioni relative alle finalità e alle modalità del trattamento sono disponibili sul sito internet di FS Technology e sulla intranet aziendale.